Ruiz y Asociados – Somos un grupo de abogados especialistas en derecho comercial y tributario, derecho cambiario e inversiones internacionales.

1. OBJETO

El presente manual de políticas y tratamiento de datos personales, tiene por objeto, regular la recolección, almacenamiento, uso, administración, circulación y transferencia de los datos personales de los empleados, clientes, proveedores y accionistas de Ruiz & Asociados S.A.S., para las finalidades establecidas en el presente documento.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Ruiz & Asociados S.A.S. sociedad comercial identificada con NIT. 900.722.503-6, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., (“Ruiz & Asociados”), cuyas oficinas princiaples se encuentran ubicadas en la calle 97A No. 9-45 oficina 304, con teléfono 525 2422 y dirección de correo electrónico administracion@ruizyasociados.com.co, es la entidad responsable del tratamiento de los datos personales de sus empleados, clientes y proveedores.

3. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

Ruiz & Asociados, en ejercicio de su objeto social, realiza la recolección, almacenamiento, administración, uso, circulación y transferencia de los datos personales de sus empleados, clientes, accionistas y proveedores para cumplir con las finalidades que se exponen a continuación.

En virtud del desarrollo de su objeto social, Ruiz & Asociados, transferirá los datos personales de empleados, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y legales derivadas del contrato de trabajo.

Así mismo los datos personales de sus clientes, accionistas, proveedores y empleados, serán transferidos a las entidades gubernamentales o administrativas cuando la Ley así lo disponga.

Las siguientes son las finalidades de cada una de las bases de datos que administra Ruiz & Asociados:

Clientes:

Ofrecer servicios profesionales en el área de derecho tributario y derecho comercial.
Celebrar contratos de prestación de servicios y gestionar el pago de los mismos.
Informar cambios normativos y de nueva legislación.
Presentar en nombre y representación de los clientes los documentos requeridos por las autoridades administrativas y judiciales y para desarrollar los procedimientos legales y jurídicos en las áreas de derecho y tributario contratadas.

Empleados:

Cumplir con las obligaciones que se deriven del Contrato de trabajo.
Vincular a los empleados al Sistema de Seguridad Social en Riesgos Laborales ante la Administradora de Riesgos Laborales;
Vincular a los empelados a las Cajas de Compensación;
Realizar el pago de nómina;
Realizar las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social en Salud, Riesgos Laborales y Pensiones, ante las Entidades Promotoras de Salud, las Administradoras de Riesgos Laborales y los Fondos de Pensiones;
Ejecutar el contrato laboral;
Realizar cualquier tipo de actuación administrativa o judicial ante las Autoridades Administrativas y Judiciales relacionadas con el contrato laboral celebrado;
Conservar la información de la hoja de vida de candidatos con su perfil profesional para posibles futuras contrataciones;
Verificar el cumplimiento de las condiciones de los trabajadores para realizar el trabajo asignado;

Proveedores:

Negociar, celebrar y ejecutar contratos de índole comercial;
Obtener los recursos e insumos requeridos para el desarrollo del objeto social de Ruiz & Asociados
Evaluar las propuestas presentadas y seleccionar a los proveedores de los bienes y servicios requeridos;
Pagar por los servicios prestados;
Pagar por los bienes suministrados;
Realizar cualquier tipo de actuación administrativa o judicial relacionada con la relación comercial.

Accionistas:

Convocar a las reuniones de la Asamblea General de Accionistas.
Pagar los dividendos o utilidades generadas por Ruiz & Asociados.
Enviar comunicaciones que repercutan en el desarrollo del objeto social de Ruiz & Asociados.
Presentar informes financieros y gestión administrativa.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los clientes, accionistas, proveedores y empleados de Ruiz & Asociados tendrán derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos;
Ser informado por Ruiz & Asociados o por el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del tratamiento que se le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en este Manual y en las normas aplicables;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Presentar peticiones, quejas o reclamos.
Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5. ÁREA O GRUPO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Ruiz & Asociados ha puesto a disposición de los Titulares de los datos personales, el teléfono: 525 2422 y el correo electrónico: administracion@ruizyasociados.com.co, los cuales son administrados por Martha Romero, para que los Titulares, pueden elevar consultas, quejas, reclamos o solicitar la actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización.

6. TRÁMITE DE CONSULTA

Los Titulares de los datos personales o sus causa habientes podrán realizar consultas a Ruiz & Asociados, respecto de los datos personales que Ruiz & Asociados conserve en sus bases de datos, a través de los mecanismos dispuestos en el numeral anterior. Si la consulta se refiere a un titular fallecido, sus familiares deberán presentar copia auténtica de los registros civiles que acrediten el vínculo de consanguinidad o los documentos idóneos para acreditar el parentesco. En el caso de existir unión marital de hecho, deben presentar declaración extra juicio.

De esta manera, Ruiz & Asociados, a través de Martha Romero atenderá las consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

7. TRÁMITE DE RECLAMACIÓN

En caso los Titulares o sus causahabientes consideran que la información contenida en las bases de datos de Ruiz & Asociados deba ser objeto de corrección, actualización, supresión o de revocación de la autorización del tratamiento, o si advirtieron el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo en los siguientes términos:

Mediante solicitud dirigida a través de los mecanismos dispuestos por Ruiz & Asociados para tal fin, mencionados en numeral 5 del presente Manual, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, junto con los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cuatro (4) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

En todo caso Ruiz & Asociados tiene un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de la recepción del reclamo, para atenderlo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Los Titulares o causahabientes sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante Ruiz & Asociados.

8. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

Los Titulares de los datos personales podrán solicitar en cualquier momento a Ruiz & Asociados, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización para el tratamiento de los mismos, en la forma y términos descritos en el numeral 7 del presente Manual.

Los datos personales de los Titulares, permanecerán en las bases de datos de Ruiz & Asociados hasta la fecha en la que se cumpla la finalidad para la cual fueron recolectados o hasta el día en que por disposición legal, deban ser conservados.

Vencida la vigencia de la base de datos, se procederá a la supresión de los datos personales, sin embargo Ruiz & Asociados conservará los datos personales para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

9. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Ruiz & Asociados, reconoce que la propiedad de los datos personales es de los Titulares y por lo tanto sólo ellos pueden decidir sobre los mismos. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Ruiz & Asociados se compromete a cumplir de manera permanente con los siguientes deberes relacionados con el tratamiento de los datos personales:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el titular;
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre a las entidades privadas, públicas gubernamentales y judiciales, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Realizar oportunamente la actualización, rectificación y supresión de datos personales, comunicando la novedad al Encargado del tratamiento;
Suministrar a las entidades privadas, públicas gubernamentales y judiciales, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
Informar a solicitud del titular sobre el uso y tratamiento dado a sus datos personales;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información y datos personales de los titulares;
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio;
Registrar en la base de dados la leyenda “reclamo en trámite” cuando los titulares de los datos personales presenten reclamaciones en los términos de la Ley 1258 de 2012 o en el numeral 6 del presente Manual;
Abstenerse de circular o utilizar información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información, únicamente a las personas que estén autorizadas por la ley o por autoridad judicial o administrativa.

10. AUTORIZACIÓN

Ruiz & Asociados se compromete a obtener autorización de sus empleados, clientes, y proveedores para la recolección, almacenamiento, administración, uso, circulación, trasferencia o supresión de datos personales, esta autorización debe ser previa, expresa e informada, para lo cual Ruiz & Asociados en su calidad de responsable del tratamiento, ha dispuesto un formato de autorización escrito, el cual será puesto a disposición de los Titulares, previo al tratamiento de sus datos personales, el cual debe ser leído y firmado por los Titulares, y hace parte integral del presente Manual como Anexo No. 1.

La recolección de datos personales se limitará a los datos pertinentes y adecuados para cumplir la finalidad para el cual son recolectados o requeridos conforme a lo establecido en el presente Manual y en la normatividad vigente. Así mismo Ruiz & Asociados, se compromete a indicarle a los Titulares de los datos personales, cuáles de los datos requeridos son considerados sensibles y de su suministro es facultativo.

Ruiz & Asociados, deberá conservar la prueba de la autorización otorgada por los Titulares de los datos personales para poder realizar el tratamiento de los mismos.

11. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad, es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del Titulares de los datos personales, mediante el cual se informa la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad de Ruiz & Asociados, hace parte integral del presente Manual como Anexo No. 2.

12. RESERVA Y CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN

Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización de los Titulares. El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, circulación o transferencia, en la forma permitida por la ley y se realiza de acuerdo a la finalidad establecida en el presente Manual, para cada base de datos. Así mismo, Ruiz & Asociados garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de la información personal suministrada por sus empleados, clientes y proveedores, en observancia de los principios de confidencialidad y seguridad contemplados en las leyes nacionales.

En desarrollo de tales principios, Ruiz & Asociados maneja bajo estrictas medidas técnicas, la información suministrada por sus empleados, clientes y proveedores, garantizando la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida o uso no autorizado. Así mismo, Ruiz & Asociados garantiza la reserva de la información y su uso exclusivo en el desarrollo de sus relaciones legales y contractuales con los sujetos de aplicación de la presente política.

13. MODIFICACION DEL MANUAL

Ruiz & Asociados podrá modificar la presente política de tratamiento de datos personales de manera unilateral, en cualquier momento, siempre y cuando la modificación esté asociada al cumplimiento de su objeto social y sea acorde a la normatividad aplicable. Para lo cual Ruiz & Asociados, comunicará las modificaciones a los Titulares de los datos personales de manera previa o en el momento de la implementación de las mismas, a través del correo electrónico dispuesto por los Titulares para este efecto.

Cuando el cambio de las políticas se refiera a la finalidad del tratamiento, se deberá obtener una nueva autorización de los Titulares de los datos personales.

14. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos de los empleados, clientes y proveedores de Ruiz & Asociados, estará vigente hasta tanto se cumpla la finalidad del tratamiento de los datos personales, sin perjuicio de los datos personales que deban ser convervados en virtud de obligaciones legales o contractuales.

15. VIGENCIA DEL MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El presente Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales estará vigente a partir del 21 de octubre de 2016.

IVÁN DARÍO RUIZ CIFUENTES
REPRESENTANTE LEGAL
RUIZ & ASOCIADOS S.A.S.

ANEXO No. 1

FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

RUIZ & ASOCIADOS S.A.S.

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que rigen la materia, mediante la presente manifiesto que autorizó de manera previa, informada y explícitamente a Ruiz & Asociados S.A.S., domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., en la calle 97A No. 9 – 45, identificada con NIT. 900.722.503 – 6, para que recolecte, almacene, utilice, administre y transfiera a terceros, mis datos personales, para el desarrollo y cumplimiento de sus relaciones laborales, comerciales y objeto social que es el corretaje de seguros, entre otras finalidades específicas para cada base de datos, las cuales se encuentran establecidas en el Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

Declaro que conozco mis derechos a acceder, conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la autorización para el tratamiento de mis datos personales, los cuales puedo hacer efectivos ante Martha Romero, a través del correo electrónico administracion@ruizyasociados.com.co o a la línea telefónica 525 2422.

Reconozco que el suministro de datos sensibles, de menores de edad o adolescentes es meramente facultativo. A su vez Ruiz & Asociados garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos personales.

Así mismo, conozco que puedo tener acceso al Manual de Tratamiento de Datos Personales y al Aviso de Privacidad a través de la página de internet de Ruiz & Asociados en el siguiente link http://ruizyasociados.co/index.php/es/, los cuales declaro haber leído.

Adicionalmente autorizo a Ruiz & Asociados para que realice actualizaciones y modificaciones al Manual de Tratamiento de Datos Personales, para lo cual deberá informarme mediante publicación comunicación escrita dirigida a mi correo electrónico.

Manifiesto que la autorización que estoy otorgando mediante el presente documento es voluntaria y que la información que suministre es verídica.

Firmado el día ____de ___ de _______.

Firma del Titular: _________________________________________________.

Nombre / Razón Social: _________________________________________________.

Documento de Identidad: _________________________________________________.

Correo electrónico: _______________________.

ANEXO No. 2

AVISO DE PRIVACIDAD

RUIZ & ASOCIADOS S.A.S.

Ruiz & Asociados S.A.S, sociedad comercial, identificada con NIT. 900.722.503 – 6, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa que ha recolectado datos personales en sus bases de datos de clientes, empleados y proveedores en virtud del desarrollo de su objeto social, y para el desarrollo de sus relaciones laborales y comerciales.

Por lo tanto solicitamos autorización a los Titulares de los datos personales cuyos datos se encuentran en nuestras bases de datos, para fines comerciales, laborales, estadísticos, históricos y administrativos, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y al artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.

Así mismo informamos que sus datos personales están siendo sometidos al siguente tratamiento: recolección, almacenamiento, administración, circulación y transferencia a compañías aseguradoras y reaseguradoras, así como a entidades privadas y públicas con las que por disposición legal se debe compartir la información.

Por lo tanto si transcurridos treinta (30) días hábiles a partir de la fecha de publicación del presente Aviso, Ruiz & Asociados S.A.S no recibe comunicación al siguiente correo electrónico administracion@ruizyasociados.com.co a al teléfono: 5252422, Ruiz & Asociados S.A.S. podrá continuar haciendo uso de sus datos personales, para la finalidad indicada en el presente Aviso y en el Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales, al cual pueden acceder ingresando al sitio web de Ruiz & Asociados S.A.S. al siguiente link http://ruizyasociados.co/index.php/es/.

Llamando su atención en cuanto a que como Titular de datos personales, usted tiene derecho a la actualición, rectificación, supresión o revocación de la autorización, así como a la realización de consultas y reclamos, a través del correo electrónico arriba mencionado.

Aclaramos que el suministro de los datos personales de los niños, niñas, adolescentes, así como de los demás datos considerados sensibles, es facultativo.

administracion@ruizyasociados.com.co

(57) 310 294 3532 - (57) 60 1 525 2422

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14. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

15. VIGENCIA DEL MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ANEXO No. 1

FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

RUIZ & ASOCIADOS S.A.S.

ANEXO No. 2

AVISO DE PRIVACIDAD

RUIZ & ASOCIADOS S.A.S.

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Tributario

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